お別れ会・偲ぶ会の案内状の書き方。気を付けるべきポイントは？

まずは案内状の形式を決める

お別れ会や偲ぶ会の案内状を送る場合は、案内状の形式を決める必要があります。案内状の形式はいくつかありますが、「2つ折りカード+封筒+返信用のハガキ」の形式が一般的です。封筒の中に2つ折りのカード形式の案内状と返信用ハガキを封入して送ります。

2つ折りカードとは、見開きにすると案内文や案内図などが一覧できる形式のカードです。折り込みのないカードよりも丁寧な印象を受け取った人に与えられる効果が期待できます。返信用ハガキは出欠確認のために欠かせないものです。これらをすべて封筒に入れて発送します。

記載する基本的な項目は５つ

お別れ会や偲ぶ会の案内状の形式を決めたら次は案内状の文面を決める必要があります。案内状に記載すべき項目は主に5つあります。

1つ目は会の目的です。誰を偲ぶ会であるのかをはっきりと記載します。

2つ目は、時候の挨拶のあとに会への出席をお願いする内容を記載します。

3つ目は、故人との生前のおつきあいに関して感謝する言葉を記載します。この内容が記載されていないと、無味乾燥な文面になってしまう可能性がありますので、感謝の言葉は必ず入れるようにしましょう。

4つ目の記載項目は日時です。案内状に開催日時が書かれていなければ意味がありません。

最後の5つ目の記載項目は場所です。場所については有名な斎場やホテルなどの場合は出席者が迷って会場を見つけることに苦労する可能性は低いですが、わかりにくい場所で開催することになった場合は、住所や簡単な地図だけでなく、最寄り駅などからの経路に関する情報なども記載した方がよいでしょう。

案内状の例文

お別れ会や偲ぶ会の案内文を作成した経験がない場合は、どのような文面にすればよいのか迷ってしまう人もいるでしょう。そこで、例文をご紹介します。

冒頭に、「（故人の名前）お別れの会」のご案内、と入れて、時候の挨拶から書き始めます。

次に、「さてこの度　亡き（故人の名前）のお別れ会を下記の通り執り行うことと致しましたので　ご参席承りますようご案内申し上げます　また　生前賜りましたご厚情に対して　亡き（故人の名前）に代わり厚く御礼申し上げます　なお　当日は平服でご参席賜りますようお願いいたします　謹白」

そのあとは、日時と場所、喪主の氏名と連絡先電話番号を入れます。文章の終わりに「。」をつけないことがポイントです。

ぜひだれもが参列したくなるような案内状を作成してみてはいかがでしょうか。